Pendahuluan

Mail merge adalah perpaduan antara dua file, lazimnya Main Document (dokumen utama) dan Data Source (sumber data). Main Document dapat berupa surat, piagam, atau yang lainnya. Sementara data scource adalah data pelengkap dari Main Documen tersebut dan hanya berupa File Data Base.

Ada beberapa cara membuat mail merge, namun dengan memakai MS Word XP dan Ms Word 2003, pembuatan Mail Merge dibuat lebih praktis dibanding dengan versi sebelumnya, termasuk MS Word 2000.

Cara membuat mail merge adalah membuat Data Source, bisa dengan MS Word, Ms Excel ataupun Ms Access. Kemudian buatlah Main Document, masukkanlah toolbar mail merge dengan cara klik Tools, Letter and Mailings, Show Mail Merge Toolbar. Buatlah file Data Source, safe (usahakan namanya sama dengan Main Document) à close. Kemudian Editlah Main Document dengan memasukkan data-data dari Data Scource dengan cara klik icon Open data Source (kita cari file yang telah kita buat tadi. Kemudian ikuti petunjuk yang ada.

Gambar tool bar dan penjelasannya

Main document Setup
Gunanya untuk menentukan type document yang akan kita gunakan. Dapat kita pilih sesuai dengan kebutuhan kita. Namun secara default hal itu tetap Normal Word Document, kalau untuk hal ini kita tidak perlu untuk membukanya.

Open Data Source
Ini termasuk inti pokok pekerjaan mail merge, untuk mencari Data Source yang telah kita buat sebelumnya.

Mail Merge Recepient
Gunanya untuk filter data, kadang kala kita harus menghadapi jumlah data scource yang cukup besar, sehingga kita agak repot untuk mencari record yang kita perlukan. Mail Merge Recepient membantu kita untuk memfilter data tersebut.

Insert Adress Block
Hal ini berlaku jika kita ingin membuat tipe alamat surat yang telah ditentukan oleh komputer, pada umumnya tidak cocok dengan tipe alamat yang ada di Indonesia, maka hal ini juga jarang dipakai oleh user dari Indonesia.

Insert Greeting Line
Memasukkan salam surat ke dalam mail merge, hal ini juga diset menurut tipe internasional dan tidak cocok dengan tipe salam dari Indonesia maka, hal ini jarang dipakai oleh Indonesia.

Insert Merge Field
Berfungsi untuk mengedit Main Document dengan mengisi field-field yang telah kita tentukan di data scource.

Insert Word Field
Masih menawar beberapa pilihan, namun yang paling sering dipakai adalah If.......... then.......... else.......... gunanya agar komputer kita buat secara otomatis membuat kalimat yang kita tentukan pada lokasi tertentu. Misalnya didepan nama seseorang kita buat Bapak jika jenis kelaminnya adalah laki-laki. Caranya adalah. If Jenis Kelamin Equal to Laki-laki ; Bapak ; Ibu.

View Merged Data
Untuk menunjukkan judul field atau isi field. Jika hidup maka isi fieldlah yang tampak, sementara jika dia mati maka Judul fieldlah yang tampak.

Highlight Merge Field
Untuk memberi / menyembunyikan tanda merge field dengan memberi highlight.

Match Field
Mengatur field-field sesuai dengan data base yang ditetapkan pada komputer. Di satu sisi dapat mempermudah pekerjaan, namun hal ini sering kali kurang cocok dengan aturan format surat yang ada di Indonesia, maka hal ini jarang dipakai.

First Record s/d Last Record
Berguna untuk mencari record yang kita perlukan

Merge to New Document
Untuk merobah dokumen yang termerge menjadi file word biasa. Dapat kita pilih sesuai dengan keperluan.

Merge to Printer
Untuk mencetak dokumen yang termerge. Disediakan pilihan data yang ingin dicetak.